¿Cómo hacer una factura correctamente? Guía fácil paso a paso

Índice

Qué elementos debe tener una factura
Cómo calcular la retención IRPF de una factura
Cómo calcular el IVA
Cálculo del importe total
Plataformas online y métodos útiles

Qué te estés planteando cómo hacer una factura correctamente es una muy buena noticia, entendemos que has decidido dar el salto como autónomo o has dado el primer paso como sociedad. Como en todos los comienzos, tendrás que estar al día en muchos aspectos que posiblemente sean nuevos para ti, pero una cosa es segura: la facturación es una parte muy común y también esencial de ese comienzo. Por eso debemos prestarle especial atención.

¿Dónde puedo crear mis facturas?

Realmente no es importante, puedes crear facturas en word, en excel o en multitud de plataformas online que te permitirán elaborarlas de forma muy sencilla y con las fórmulas ya integradas como Contabilidad Autónomos. Incluso, se pueden seguir realizando en papel lo que le puede conferir cierto encanto.

Vale pero ¿Cómo se hace una factura?

Puede que estas preguntas hayan rondado tu cabeza últimamente ¿Cómo tiene que ser una factura? ¿Cuándo tengo que incluir el IVA? ¿Cuándo pongo la retención? y es que son preguntas muy naturales. Desde Gomis Asesoría queremos mostrarte lo fácil que es hacer una factura para cualquiera de tus transacciones, sean de la naturaleza que sean.

Apartados que debe tener una factura

Para que una factura sea válida y legal debe tener ciertos conceptos reflejados, por eso vamos a mostrarte brevemente cómo rellenar una factura con una estructura correcta:

Datos del emisor de la factura: nombres, apellidos, domicilio, NIF o CIF, o los datos de tu empresa.
Número de factura: en relación al ejercicio fiscal, es decir, el número que correspondería a esa factura desde el comienzo de año.
Fecha: día de emisión de la factura, es importante que tengan una coherencia con el número de factura, en otras palabras no podemos emitir facturas pasadas.
Datos del remitente: nombres, apellidos, domicilio, NIF o CIF, o los datos de la empresa en cuestión.
Concepto: aquí es donde incluimos la razón de la factura. Debemos reflejar el producto o servicio por el que emitimos la factura. Por ejemplo “Servicios de marketing Julio” podría servir, con opción de ser más o menos específicos.
Base imponible: cantidad a pagar sin los impuestos (IRPF e IVA si fuesen necesarios).
Retención IRPF (opcional): es la cantidad retenida para autónomos que varía según la retención que te hayas aplicado (7% o 15%).
IVA (opcional): es el Impuesto de Valor añadido que debes cobrar en la factura, suele ser de un 21% salvo contadas ocasiones donde es reducido o está exento.
Importe total: es la base imponible + IVA + IRPF si éstos últimos estuviesen incluidos.
Método de pago: aquí debes especificar cómo quieres recibir el pago, lo más habitual es una cuenta bancaria. También puedes incluir detalles como los plazos y condiciones.

¿Cómo calculo mi retención de IRPF?

Este tipo de retención solo se realiza en autónomos profesionales, trabajadores autónomos y sociedades no aplican esta retención en ningún caso. Por lo tanto, entendemos que para saber si debes realizarla o no primero debes conocer cual es tu situación. Si has llegado hasta aquí posiblemente seas del primer grupo.

Pueden darse dos circunstancias:

IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% en los primeros 18 meses dado de alta como autónomo.

IRPF general para autónomos profesionales: 15%.

Cómo calcular el IVA de mi factura

Según nuestra ocupación tendremos que aplicar una modalidad de IVA distinta:

IVA superreducido (4%): se aplica en alimentos como el pan, leche, frutas, cereales, quesos, medios no publicitarios, medicamentos, etc.
IVA reducido (10%): para alimentos en general, medios de transporte y algunos espectáculos.
IVA general (21%): se aplica a la gran mayoría de productos y servicios, es muy posible que estés en este grupo.
Exento de IVA: es el grupo menos habitual y suele ocurrir cuando se da una exportación.

¿Cómo calculo el importe total de mi factura?

Este sería el último punto para acabar nuestra factura y poder enviarla, dependerá de si hemos inlucido IVA o/y IRPF. Para entenderlo mejor, se pueden dar los siguientes escenarios:

Factura sin IVA y IRPF: tomaríamos solamente la base imponible, aunque es poco frecuente.
Factura con IVA pero sin IRPF: en este caso sería la base imponible + el 21% de esta ( o 10% o 4% según el caso).
Factura con IVA y retención IRPF: en este caso sería la base + el (21%,10% o 4%) – IRPF (7% o 15% x la base imponible).

Para poder imaginarnos esto mejor y de una forma más sencilla vamos a suponer que eres un nuevo autónomo y te dedicas al marketing online. Y vas a emitir una factura por un valor de 1200€

Vamos a aplicar lo que hemos visto anteriormente:

Base imponible: 1200€
IVA: 1200 x 0,21 = 252€
Retención IRPF: 1200€ x 0,07 = 84€
Importe total: 1200€+ 252€ – 84€= 1368€

Y este sería nuestro resultado final ¿A qué ahora parece más fácil?

Gomis Asesoría